Naar aanleiding van de onregelmatigheden bij de bieding op het openbaar vervoer in Limburg in 2015 is in opdracht van onze aandeelhouder (het ministerie van Financiën) en onze raad van commissarissen door onderzoeksbureau Alvarez & Marsal een onderzoek uitgevoerd naar de effectiviteit van Governance, Risk en Compliance (GRC) binnen NS. Het onderzoeksrapport concludeerde: ‘De GRC organisatie binnen NS is nog niet voldoende op orde om het risico op onregelmatigheden en niet integer gedrag zoveel als mogelijk te voorkomen en om gewenst gedrag te stimuleren.’

NS heeft op basis van de conclusie en aanbevelingen in het onderzoeksrapport een verbeterplan opgesteld om GRC structureel op het gewenste niveau te brengen en gewenst gedrag binnen de NS organisatie te stimuleren. NS beoogt hiermee om structureel en duurzaam, aantoonbaar en geloofwaardig te voldoen aan de standaarden die passen bij de maatschappelijke positie en verantwoordelijkheid van NS. In het verbeterplan zijn concrete doelen en acties vastgelegd. NS heeft de acties met urgentie opgepakt en nagenoeg alle maatregelen zijn inmiddels afgerond. De implementatie van een aantal maatregelen neemt meerdere jaren in beslag, omdat zij bedrijfsbreed spelen of naar hun aard omvangrijk zijn. NS rapporteert de voortgang van de implementatie van deze maatregelen periodiek aan de raad van commissarissen en de aandeelhouder.

In juli 2017 heeft NS de aandeelhouder per brief inhoudelijk geïnformeerd over de voortgang van het plan van aanpak. In deze brief is gemeld dat het ontwerp van GRC binnen NS op het gewenste niveau is gebracht en dat in dat verband ingrijpende veranderingen zijn doorgevoerd in de structuur van de organisatie. De aandeelhouder heeft in augustus 2017 de Tweede Kamer over deze voortgang per brief geïnformeerd.

Three lines of defense

De directeur Risicobeheersing is binnen de raad van bestuur verantwoordelijk voor Governance, Risk en Integriteit & Compliance. Hiermee is GRC op het hoogste niveau verankerd. Binnen GRC hanteert NS het zogeheten ‘three lines of defense’ principe, zoals beschreven in het hoofdstuk Beheersing van risico’s.

Afdeling Integriteit & Compliance

Als onderdeel van de gewijzigde structuur voor de GRC-aanpak is in 2016 de afdeling Integriteit & Compliance opgericht. De afdeling speelt een belangrijke rol bij het bevorderen van gewenst gedrag en beoogt correcte naleving van wet- en regelgeving binnen NS te bevorderen onder andere door laagdrempelige training. De werkzaamheden richten zich op het formuleren van beleid op relevante thema’s zoals belangenverstrengeling, informatiebescherming, fraude, corruptie, omkoping en mededinging, het informeren daarover, het behandelen van integriteitsmeldingen, (ongevraagd) adviseren, het vervullen van de compliance officer rol voor de bedrijfsonderdelen en in die hoedanigheid het bevorderen van het integriteitsbewustzijn binnen NS. De afdeling valt sinds 1 januari 2017 separaat onder de directeur Risicobeheersing en werkt nauw samen met andere afdelingen, zoals HR, communicatie, risk, legal, interne zaken en audit. Ook vindt, binnen de grenzen van vertrouwelijkheid, afstemming plaats met de vertrouwenspersonen binnen NS en het Vangrailnetwerk over ontwikkelingen, trends en signalen ten aanzien van meldingen en vragen over integriteit.

Cultuur en gedrag

In 2017 is NS gestart met een bedrijfsbreed programma om een cultuur van openheid, aanspreekbaarheid en voorbeeldgedrag binnen de hele organisatie te bevorderen. De integriteit van NS staat of valt met het gedrag van medewerkers in de dagelijkse praktijk en de keuzes die zij maken in hun werk. Daarom besteedt NS aandacht aan het versterken van een cultuur van openheid en aanspreekbaarheid, waarin dilemma’s worden besproken, risico’s afgewogen, op basis van de juiste informatie keuzes worden gemaakt en waarin we leren van fouten. Een cultuur waarin medewerkers uit eigen overtuiging integer, risicobewust en compliant handelen. Hierbij maken we gebruik van de hearts&minds-methodiek om te bewerkstelligen dat medewerkers met inzicht en enthousiasme vanuit eigen overtuiging (hart en hoofd) bewust keuzes maken ten aanzien van integriteit en gedag. Doel is een duurzame borging van de integere bedrijfscultuur en continu aandacht voor gedrag en integriteit binnen NS. Een toolbox met uiteenlopende werkvormen ondersteunt leidinggevenden en hun teams bij verbeteringen.

Integriteitsportaal

Het Integriteitsportaal op het intranet helpt bij het vergroten van het bewustzijn over integriteit binnen NS en laat medewerkers zien welk beleid van toepassing is. Het portaal geeft ook inzicht in de beschikbare hulp- en leermiddelen voor medewerkers en leidinggevenden bij het toepassen van het NS-beleid. De informatie op het Integriteitsportaal wordt steeds aangepast en aangevuld op basis van actuele ontwikkelingen. Maandelijks publiceert NS een themabulletin met kort en bondig informatie over een specifiek onderwerp, zoals ‘Communicatie en gedrag’, ‘Belangenverstrengeling’ en ‘Intimidatie’. Op het Integriteitsportaal staat ook waar medewerkers terecht kunnen met vragen, dilemma’s of klachten.

NS Gedragscode

In de NS Gedragscode staan de 4 waarden van NS: proactief, gastvrij, verbindend, vakkundig. Deze waarden zijn de basis van ons handelen en van wat reizigers van ons mogen verwachten. De gedragscode dient als leidraad voor het maken van afwegingen en bewuste keuzes in uiteenlopende, soms lastige situaties. De gedragscode is gepubliceerd en NS vraagt bij medewerkers op verschillende manieren aandacht voor de gedragscode en integer werken, zoals een e-learning en een spel waarmee medewerkers onderling of in teamverband dilemma’s in hun werk kunnen bespreken.

Meldpunt Integriteit en nieuwe regeling integriteitsmeldingen

Medewerkers kunnen op verschillende manieren – anoniem – integriteitskwesties of misstanden melden: per e-mail, per telefoon, in een persoonlijk gesprek en via het Meldpunt Integriteit op het intranet. Meldingen worden in behandeling genomen door de afdeling Integriteit & Compliance. In oktober 2017 is de nieuwe NS Regeling Integriteitsmeldingen (inclusief klokkenluidersmeldingen) ingegaan. Deze regeling vervangt de NS Klokkenluiderregeling. De regeling borgt dat medewerkers melding kunnen doen van (vermoedens van) onregelmatigheden, dat daarmee zorgvuldig en vertrouwelijk wordt omgegaan en dat ze geen nadeel zullen ondervinden van het feit dat zij melding hebben gedaan. De regeling is binnen de organisatie op verschillende manieren onder de aandacht gebracht. Hierbij besteedden we ook aandacht aan het belang van een open en veilige bedrijfscultuur, waarin medewerkers dilemma’s en vragen met elkaar kunnen bespreken.

Gelijk speelveld

Naleving van nationale en internationale wet- en regelgeving is belangrijk. NS heeft in de Nederlandse samenleving een bijzondere maatschappelijke en economische positie.Voor NS is het essentieel dat we (de schijn van) belangenverstrengeling voorkomen. In onze strategie hebben wij aangegeven dat NS dit kan bereiken door als goede partners samen te werken met andere vervoerders.
In nauwe samenwerking met ProRail hebben we in 2016 een portaal opgezet waar we diensten en voorzieningen in het kader van de Spoorwegwet aan alle vervoerders transparant en non-discriminatoir aanbieden. NS heeft single points of contacts (SPOCs) voor de afzonderlijke bedrijfsonderdelen aangewezen, waar vragen van andere vervoerders op zorgvuldige wijze behandeld worden binnen zogeheten Chinese walls.